Stand 9. September 2026

Datenschutzerklärung für die App „Easy Spesen“

1. Verantwortlicher

Helicore — Henning Liebrum
Birkenweg 39
37115 Duderstadt
Deutschland
E-Mail: heli.core26@gmail.com

2. Grundsatz: Deine Daten bleiben auf deinem Gerät

Die App ist so gebaut, dass sie ohne Server auskommt. Alle erfassten Angaben — Reisen, Zeiten, Kilometer, Belegfotos, Standort-Wegpunkte, Name und Personalnummer — werden ausschließlich lokal auf deinem Gerät gespeichert, in einer App-eigenen Datenbank und im App-Verzeichnis. Sie werden nicht an uns und nicht an Dritte übertragen.

Der Entwickler hat keinen Zugriff auf diese Daten.

3. Standortdaten

Wenn du die Standorterfassung in den Einstellungen aktivierst, erfasst die App Positionsdaten, um die gefahrenen Kilometer, deine Kundenorte und das Land zu ermitteln, in dem du dich aufgehalten hast.

Die Erfassung läuft durchgehend — auch dann, wenn du keine Reise gestempelt hast und die App geschlossen ist. Das ist kein Versehen, sondern der Zweck: Das deutsche Reisekostenrecht macht die Höhe der Verpflegungspauschale davon abhängig, wo du dich um 24 Uhr Ortszeit aufgehalten und wo du zuletzt gearbeitet hast. Beides lässt sich im Nachhinein nicht mehr feststellen.

• Solange erfasst wird, zeigt die App eine dauerhaft sichtbare Benachrichtigung.
• Im Umkreis deiner Wohnung ruht die Erfassung vollständig, sobald du den Wohnort in den Einstellungen einmal festgelegt hast. Es entsteht dort kein Bewegungsprofil.
• Erkennt die App während einer laufenden Reise einen Aufenthalt von mehr als 15 Minuten, fragt sie dich still, ob es ein Kundentermin war. Antwortest du nicht, passiert nichts. Ohne gestempelte Reise wird nicht gefragt.
• Damit die Erfassung auch bei ausgeschaltetem Bildschirm läuft, muss die Standortberechtigung auf „Immer zulassen“ stehen. Die App weist darauf hin und führt in die Systemeinstellungen; sie erzwingt nichts.
• Die Standortdaten verlassen dein Gerät nicht.
• Die rohe Positionsspur wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Es bleiben nur die Ergebnisse: Kilometer, bestätigte Kundenorte und die Länderzuordnung deiner Reisen.
• Zur Umwandlung von Koordinaten in Ortsnamen nutzt die App den auf deinem Gerät vorhandenen Dienst des Betriebssystems. Die Länderbestimmung selbst läuft ohne Internet über einen mitgelieferten Grenzdatensatz.
• In deine Reisekostenabrechnung gelangen nur die von dir bestätigten Kundenorte, das maßgebende Land je Tag und der Aufenthaltsort um 24 Uhr — niemals der vollständige Wegverlauf.
• Du kannst die Standorterfassung jederzeit in den App-Einstellungen abschalten und die Berechtigung in den Systemeinstellungen entziehen. Die App bleibt dann in allen übrigen Teilen nutzbar.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, jederzeit widerrufbar).

4. Kamera und Dateien

Für Belege kannst du Fotos aufnehmen, Bilder aus der Galerie wählen oder PDF-Dateien laden. Diese Dateien werden im geschützten App-Verzeichnis gespeichert und nur dort verarbeitet.

Die Texterkennung läuft vollständig auf dem Gerät (Google ML Kit, On-Device-Modell). Belegbilder werden zu keinem Zeitpunkt an einen Server gesendet.

5. Weitergabe durch dich selbst

Wenn du ein Wochen-PDF oder einen Arbeitszeitnachweis erstellst, öffnet die App den Teilen-Dialog deines Betriebssystems. Wohin das Dokument geht — E-Mail, Messenger, Cloud — entscheidest allein du. Auf diesen Vorgang und den Empfänger haben wir keinen Einfluss.

6. Abo und Zahlungsabwicklung

Für die kostenpflichtigen Funktionen (Standorterfassung, Belegkamera und Belegerkennung) nutzt die App:

Google Play Billing — Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Zahlungsabwicklung erfolgt vollständig über deinen Google-Play-Account. Die App erhält keine Zahlungsdaten.

RevenueCat — RevenueCat, Inc., USA. Dieser Dienst verwaltet den Status deines Abonnements. Übertragen werden eine anonyme, zufällig erzeugte Nutzerkennung sowie Informationen zum Kaufvorgang: Produkt, Kaufdatum, Ablaufdatum, Land. Es werden keine Namen, keine Reisedaten, keine Standortdaten und keine Belege übertragen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Datenübermittlung in die USA auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln
• Datenschutzerklärung: revenuecat.com/privacy

7. Berechtigungen und wofür sie genutzt werden

8. Speicherdauer und Löschung deiner Daten

Deine Daten bleiben so lange auf dem Gerät, bis du sie in der App löschst oder die App deinstallierst. Mit der Deinstallation werden alle lokal gespeicherten Daten entfernt.

So löschst du deine Daten selbst

1. In der App: Einstellungen → „Daten löschen“. Damit werden Reisen, Arbeitszeiten, Belege und die gespeicherte Positionsspur vollständig vom Gerät entfernt.
2. Alternativ: App deinstallieren. Android entfernt dabei die App-Datenbank und das App-Verzeichnis mitsamt allen Belegen.
3. Die rohe Positionsspur löscht sich zusätzlich nach 90 Tagen automatisch, ohne dass du etwas tun musst.

So forderst du die Löschung der Abo-Daten an

Die einzigen Daten, die das Gerät verlassen, sind die Abo-Informationen aus Abschnitt 6. Für deren Löschung genügt eine formlose E-Mail mit dem Betreff „Löschung Abo-Daten“ an heli.core26@gmail.com. Die Löschung erfolgt innerhalb von 30 Tagen; du bekommst eine Bestätigung an dieselbe Adresse.

Aufbewahrt werden danach nur noch Belege, zu denen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht — steuerliche Kaufnachweise, bis zu 10 Jahre nach § 147 AO. Diese liegen bei Google beziehungsweise RevenueCat, nicht in der App.

9. Deine Rechte

Dir stehen nach DSGVO Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) zu. Da die App keine personenbezogenen Daten an uns überträgt, betreffen diese Rechte praktisch nur die Abo-Daten aus Abschnitt 6.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Art. 77 DSGVO.

10. Kinder

Die App richtet sich an Berufstätige und ist nicht für Kinder bestimmt.

11. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die App ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist immer unter dieser Adresse abrufbar.